De regeling voor het vergoeden van thuiswerkvoorzieningen verandert. Vanaf nu geldt er een lijst met een aantal standaardvoorzieningen, met per artikel een maximum aanschaf- en te declareren bedrag. Ook is er de mogelijkheid voor departementaal maatwerk.
De nieuwe regeling gaat in per 21 januari 2021 met terugwerkende kracht vanaf 12 maart 2020. Deze lijst komt in plaats van de oude regeling, waarbij je voorzieningen kon declareren voor maximaal 250 euro. Hoe de nieuwe regeling precies in elkaar zit, lees je in het volledige artikel op het intranet.
Wat verandert er?
1. Lijst met standaardvoorzieningen
De nieuwe regeling werkt met een rijksbrede lijst met standaardvoorzieningen. Daarop staan: bureaustoel, toetsenbord, muis, beeldscherm, voetensteun en laptophouder. Je kunt deze voorzieningen lenen (in het geval van een bureaustoel), of aanschaffen en declareren.
Het gaat om standaardvoorzieningen. Dat betekent ook dat het mogelijk blijft om, op basis van een (medische) arbo-indicatie, speciale of andersoortige voorzieningen aan te vragen. Heb je hierbij advies nodig van een ergonoom, vraag dan, na overleg met je leidinggevende, via de Backoffice Medische Ergonomie een telefonisch consult aan.
2. Bruikleen
Voor deze nieuwe regeling geldt dat de standaardvoorzieningen in bruikleen worden gegeven. Dat betekent dat je ze bij vertrek uit (rijks)dienst weer moet inleveren, of verrekenen op basis van de dan geldende restwaarde. Dit geldt niet voor voorzieningen die zijn aangeschaft onder de oude regeling.
3. Aanvullend departementaal maatwerk
Naast de standaardvoorzieningen is er ook departementaal maatwerk mogelijk. Belangrijk is dat de voorzieningen bijdragen aan een ergonomische en arboverantwoorde werkplek, waarbij ruimhartige toepassing voorgestaan wordt. Vergoeding hiervoor is mogelijk in overleg met je leidinggevende. Deze voorzieningen kunnen aan de orde zijn bij specifieke functies of omstandigheden, of als er specifieke aanpassingen nodig zijn. Voorbeelden van het departementaal maatwerk zijn een bureau, headset, bureaulamp, documenthouder en wifiversterker. De beoordeling of deze voorziening nodig is, wordt gedaan in overleg met je leidinggevende.
Overgang van oude naar nieuwe regeling
Heb je onder de oude regeling een bepaalde voorziening aangeschaft (bijvoorbeeld een beeldscherm), dan kan je die niet nog een keer aanschaffen onder de nieuwe rijksbrede regeling. Aanvullende voorzieningen die je aanschaft en declareert óf die je al eerder hebt aangeschaft maar niet hebt gedeclareerd (bijvoorbeeld een toetsenbord of headset) vallen vanaf 21 januari onder de nieuwe regeling. Daarvoor geldt dan ook het maximum aanschafbedrag en – bij standaardvoorzieningen – de bruikleenconstructie.
Aanvraag en declaratie
Om aangeschafte spullen te declareren gebruik je P-Direkt. Overleg altijd met je leidinggevende over de aanschaf van de gewenste spullen. Koop zelf de spullen bij een leverancier naar keuze. Declareer de voorziening via P-Direkt onder het kopje ‘Financiën en Salaris > Overige Kosten’. Als bewijsmiddel voeg je het aanschafbewijs toe. Met vragen over het declareren van voorzieningen kun je ook contact opnemen met je leidinggevende.
Telewerkvergoeding
Naast deze nieuwe regeling voor thuiswerkvoorzieningen, blijft de mogelijkheid bestaan om via het IKB een telewerkvergoeding aan te vragen. Gebruikmaking van deze vergoeding blijft onder dezelfde voorwaarden mogelijk. Meer informatie over de telewerkvergoeding vind je op Rijksportaal.